国际海运订舱流程的复杂性常令从业者感到困扰。面对专业术语和繁琐的资料要求，如何高效完成订舱成为许多外贸企业的难题。本文将系统梳理国际海运订舱的核心流程，提供实用操作指南。
一、订舱资料准备
完备的资料准备是确保订舱顺利的关键环节。以下按资料类别进行系统分类：
1. 核心基础资料
- 订舱委托书 ：需包含完整的发货人、收货人信息，标准港口代码，准确的货物描述及HS编码
- 商业发票与装箱单 ：货物价值证明及详细装箱信息
- 收发货人资质文件 ：包括进出口权证明、海关备案编号等
2. 特殊货物补充资料
- 敏感货物 ：需提供UN38.3认证、MSDS等安全文件
- 危险品 ：必须配备危包证及危险品申报单
- 大件货物 ：需提交详细尺寸图纸及吊装方案
3. 后续补料资料
- 提单补料(SI) ：最终确认的提单信息
- VGM验证 ：集装箱重量申报
- 报关单据 ：包括报关单、合同等全套文件
二、订舱操作流程
第一步：资料准备与承运方选择
整理全套订舱文件，根据货物特性选择船公司或货代。整柜运输可直接联系船公司，拼箱货物建议选择专业拼箱货代。
第二步：提交订舱申请
发送订舱委托书后，承运方将审核舱位及货物合规性。通过后将收到包含船名航次、提单号及关键时间节点的订舱确认书。
第三步：货物装载
整柜运输需完成提柜、装货、还柜流程；拼箱货物需按指定时间入仓。需特别注意VGM申报须在装柜后24小时内完成。
第四步：单证处理
在截单截止前提交最终提单补料，同步完成出口报关手续。报关放行后货物方可装船。
第五步：费用结算与提单签发
完成费用结算后，承运方将签发正本提单或办理电放手续。
三、常见问题与注意事项
- 确保资料完整准确，避免因信息错误导致延误
- 特殊货物需提前申报，未申报可能导致运输受阻
- 严格遵守截单、截关、截港时间要求
- VGM申报需精确，误差超过5%可能被拒装
掌握规范的订舱流程和完备的资料准备，可显著提升国际海运效率。建议企业建立标准化操作流程，确保各环节衔接顺畅。